Unterschiede

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--- haca:fachbereiche:qualitaetssicherung:handbuch:verfahrensanweisungen:haca-3-0-va-01 [2022/01/17 10:17] – [Tabelle] noll
+++ haca:fachbereiche:qualitaetssicherung:handbuch:verfahrensanweisungen:haca-3-0-va-01 [2025/08/28 12:40] (aktuell) – Externe Bearbeitung 127.0.0.1
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 | :::                               |       | FB = Formblatt            | :::                                                 | :::  | :::  |
 | :::                               |       | PA = Prüfanweisung        | :::                                                 | :::  | :::  |
-| **Titel: Vorbeugemaßnahmen**      | ****                             || Nr.: HACA 3.0-VA-02                     |            ||
+| **Titel: Vorbeugemaßnahmen**      | ****                             || Nr.: HACA 3.0-VA-01                     |            ||
-| **1. Zweck / Ziel:**                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       |
+| **1. Zweck / Ziel:**                                                                                                                                                                                                                                                               |
-| Anleitung für die Erstellung von Verfahrens- (VA), Arbeitsanweisung (AA) und Prüfanweisungen (PA), sowie Formulare / Formblätter (FB) hinsichtlich deren Aufbau und Gestaltung, Nummernsystem und Festlegungen der Herausgabe, Genehmigung, Änderung, Archivierung und Verteiler.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          |
+| Anleitung für die Erstellung von Verfahrens- (VA), Arbeitsanweisung (AA) und Prüfanweisungen (PA), sowie Formulare / Formblätter (FB) hinsichtlich deren Aufbau und Gestaltung, Nummernsystem und Festlegungen der Herausgabe, Genehmigung, Änderung, Archivierung und Verteiler.  |
-| **2. Geltungsbereich:**                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    |
+| **2. Geltungsbereich:**                                                                                                                                                                                                                                                            |
-| Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, sowie Formulare und Formblätter gelten für alle Mitarbeiter.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           |
+| Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, sowie Formulare und Formblätter gelten für alle Mitarbeiter.                                                                                                                                                                                   |
-| **3. Beschreibung der Inhalte:**                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           |
+| **3. Beschreibung der Inhalte:**                                                                                                                                                                                                                                                   |
-| 3.1 Nummernsystem:\\ Beispiel:\\              HACA 5.1-VA-01-0- (Benennung oder Kostenstelle)\\ \\                                                           Änderungsindex\\                                                           Laufende Nummerierung des Bereiches\\                                                           VA; AA; FB; PA (Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung    Formblatt, Prüfanweisung)\\                                                           Kapitel Bereich (laut Managementsystemhandbuch)\\ \\ \\ 3.2 Herausgabe, Genehmigung, Änderung, Verteilung, Archivierung\\ \\ 3.2.1 Herausgabe: \\ Eine Verteilung/Vervielfältigung der Originalkopie abweichend vom genannten Verteiler auf Seite 1 ist nicht erlaubt, es sei denn der Ersteller erstellt sich eine Verteilerliste und pflegt diese bei Änderungen selbst. Abweichungen hiervon sind nur mit der zusätzlichen Kennzeichnung: „Unterliegt nicht dem Änderungsdienst“ oder „Nur zur Info“ zulässig.\\ Formblätter können von jedem Bereich ohne Genehmigung herausgegeben werden.\\ \\ 3.2.2 Verteilung:\\ Die Verteilung und der Austausch der neuen oder geänderten AA, VA, FB und PA erfolgt über die QS.\\ \\ 3.2.3 Archivierung:\\ Die Archivierung der alten Daten erfolgt generell über die QS. Dies hat elektronisch und in Blattform zu erfolgen.\\ \\ \\ 3.2.4 Änderungen von Dokumenten:\\ Bei Änderungen von vorhandenen Dokumenten ist der Entwurf / die Bearbeitung grundsätzlich bis zur Freigabe in dem Kapitel mit der vorgesehenen Nummer abzuspeichern. Allerdings ist die Datei mit einem E zu erweitern.\\ 				Bsp.: EHACA 4.1-VA-01-0-(Kundenberatung).doc\\ \\ Erst nach der Freigabe durch den QMB, ist das E (für Entwurf) aus dem Dateinamen zu entfernen.\\ 				Bsp.: HACA 4.1-VA-01-0-(Kundenberatung).doc\\ Der Änderungsindex erhöht sich erst um einen Zähler, sobald die Freigabe der Änderung auf das vormals freigegebene Ursprungsdokument gegeben ist.	\\ 					Bsp.: HACA 4.1-VA-01-1-(Kundenberatung). doc\\ \\ 3.2.5 Löschen von Dokumenten:\\ Müssen Dokumente gelöscht oder geändert werden, so ist der Dateiname mit einem \\ O (Obsolete) zu erweitern. Die Datei wird nach erfolgter Änderung in das dazugehörige Unterverzeichnis Ablage verschoben. \\ 				Bsp.: OHACA 4.1-VA-01-0-(Kundenberatung). doc\\ \\ 3.2.6 Ablaufdiagramme:\\ Ablaufdiagramme werden in die einzelnen Worddateien eingebettet und sind in der Ursprungsform in dem Verzeichnis Visio abzulegen.\\ \\ 3.2.7 Änderung:\\ Änderungswünsche können aus allen Bereichen erfolgen. Dazu wird der Änderungswunsch auf einer Kopie des vorhandenen AA, VA. FA oder FB vermerkt und zur Prüfung des Änderungsvorschlages der QS zu Verfügung gestellt.\\ \\ 3.2.8 Abspeicherung der neu erstellten oder geänderten Dateien:\\ Das Handbuch ist auf dem Laufwerk EDV03/ QS/ QMH2002 gespeichert. Eine Schreibberechtigung hat nur die QS, GL und der QMB. Eine Leseberechtigung hat jeder.\\ Unter dem Verzeichnis QMH2002 befinden sich sieben Unterverzeichnisse, die nach den Kapiteln der Norm gegliedert sind.\\ \\ 		EDV03\\           		 QS\\               			QMH2002  \\         \\                    			Kapitel 0 Deckblatt – Inhalt\\                    			Kapitel 1 Präambel\\                    			Kapitel 2 Allg. Verwaltung\\                   			Kapitel 3 Führungsprozess\\                    			Kapitel 4 Kernprozess\\                    			Kapitel 5 Unterstützungsprozess\\                    			Kapitel 6 Sonstiges\\ \\ 	Die genannten Unterverzeichnisse sind je nach Bedarf weiter untergliedert.\\ 				Bsp.:	Kapitel 5 Unterstützungsprozess\\ 					Visio Ablage\\ 					VA\\ 					AA\\ 					Mitgeltende Unterlage\\ 					Ablage (Alt)\\ 					Handbuch Kapitel\\ 					………….\\ 3.3 Aufbau der VA, AA:\\ •	Zweck / Ziel (kurz, eindeutig und verständlich)\\ •	Geltungsbereich \\ •	Hinweise  (Tips und/oder Ausnahmen können hier genannt werden) \\ •	Dokumentation, Ablage  ( QMH, DV-System möglich) \\ •	Mitgeltende Unterlagen  (QMH, VA, AA, PA, Normen....., Formulare, EDV)\\ •	Beschreibung der Inhalte / des Ablaufes; Nennung der Zuständigkeiten\\ •	Begriffserläuterungen  (Hinweise zur besseren Verständlichkeit) \\ •	Verteiler (Aktivität je nach Zuständigkeit ausführen)\\ \\ Es ist neben der rein textlichen Darstellung auch die Darstellung als Flußdiagramm zulässig. In VA's sind Schnittstellen, wenn erforderlich, zu nennen. Ebenso ist die Regelung von Verantwortung (V), Mitarbeit (M) und Information (I) in der Aufgabe zu nennen.\\ \\ Die Gestaltung von Formblätter, abgesehen von deren Numerierung, ist frei. Änderungsstand eines Formblattes (z.B. FB 3.1-01-2) braucht in Vorgabedokumente (VA, AA...) nicht geführt werden. Erstellung, Genehmigung und Änderungsstand des Formblattes ist in der Übersichtsliste zu dokumentieren.\\ \\ Ein genehmigtes Formblatt darf beim Ausfüllen mit Sachinhalten nur vom Ersteller unterzeichnet werden.  |
+| 3.1 Nummernsystem:\\ Beispiel:                                                                                                                                                                                                                                                     |
-| **4. Mitgeltende Dokumente und Unterlagen:**                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               |
-| Management Handbuch\\ PC / EDV                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             |
-| **5. Ablauf:**                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             |
-|                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            |
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+| 3.2 Herausgabe, Genehmigung, Änderung, Verteilung, Archivierung\\ \\ 3.2.1 Herausgabe: \\ Eine Verteilung/Vervielfältigung der Originalkopie abweichend vom genannten Verteiler auf Seite 1 ist nicht erlaubt, es sei denn der Ersteller erstellt sich eine Verteilerliste und pflegt diese bei Änderungen selbst. Abweichungen hiervon sind nur mit der zusätzlichen Kennzeichnung: „Unterliegt nicht dem Änderungsdienst“ oder „Nur zur Info“ zulässig.\\ Formblätter können von jedem Bereich ohne Genehmigung herausgegeben werden.\\ \\ 3.2.2 Verteilung:\\ Die Verteilung und der Austausch der neuen oder geänderten AA, VA, FB und PA erfolgt über die QS.\\ \\ 3.2.3 Archivierung:\\ Die Archivierung der alten Daten erfolgt generell über die QS. Dies hat elektronisch und in Blattform zu erfolgen.\\ \\ \\ 3.2.4 Änderungen von Dokumenten:\\ Bei Änderungen von vorhandenen Dokumenten ist der Entwurf / die Bearbeitung grundsätzlich bis zur Freigabe in dem Kapitel mit der vorgesehenen Nummer abzuspeichern. Allerdings ist die Datei mit einem E zu erweitern.\\ 				Bsp.: EHACA 4.1-VA-01-0-(Kundenberatung).doc\\ \\ Erst nach der Freigabe durch den QMB, ist das E (für Entwurf) aus dem Dateinamen zu entfernen.\\ 				Bsp.: HACA 4.1-VA-01-0-(Kundenberatung).doc\\ Der Änderungsindex erhöht sich erst um einen Zähler, sobald die Freigabe der Änderung auf das vormals freigegebene Ursprungsdokument gegeben ist.	\\ 					Bsp.: HACA 4.1-VA-01-1-(Kundenberatung). doc\\ \\ 3.2.5 Löschen von Dokumenten:\\ Müssen Dokumente gelöscht oder geändert werden, so ist der Dateiname mit einem \\ O (Obsolete) zu erweitern. Die Datei wird nach erfolgter Änderung in das dazugehörige Unterverzeichnis Ablage verschoben. \\ 				Bsp.: OHACA 4.1-VA-01-0-(Kundenberatung). doc\\ \\ 3.2.6 Ablaufdiagramme:\\ Ablaufdiagramme werden in die einzelnen Worddateien eingebettet und sind in der Ursprungsform in dem Verzeichnis Visio abzulegen.\\ \\ 3.2.7 Änderung:\\ Änderungswünsche können aus allen Bereichen erfolgen. Dazu wird der Änderungswunsch auf einer Kopie des vorhandenen AA, VA. FA oder FB vermerkt und zur Prüfung des Änderungsvorschlages der QS zu Verfügung gestellt.\\ \\ 3.2.8 Abspeicherung der neu erstellten oder geänderten Dateien:\\ Das Handbuch ist auf dem Laufwerk EDV03/ QS/ QMH2002 gespeichert. Eine Schreibberechtigung hat nur die QS, GL und der QMB. Eine Leseberechtigung hat jeder.\\ Unter dem Verzeichnis QMH2002 befinden sich sieben Unterverzeichnisse, die nach den Kapiteln der Norm gegliedert sind.\\ \\ |
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+|\\ \\ Die genannten Unterverzeichnisse sind je nach Bedarf weiter untergliedert.\\ Bsp.:	\\ - Kapitel 5 Unterstützungsprozess\\ - Visio Ablage\\ - VA\\ - AA\\ - Mitgeltende Unterlage\\ - Ablage (Alt)\\ - Handbuch Kapitel\\ ………….\\ \\ 3.3 Aufbau der VA, AA:\\ •	Zweck / Ziel (kurz, eindeutig und verständlich)\\ •	Geltungsbereich \\ •	Hinweise  (Tips und/oder Ausnahmen können hier genannt werden) \\ •	Dokumentation, Ablage  ( QMH, DV-System möglich) \\ •	Mitgeltende Unterlagen  (QMH, VA, AA, PA, Normen....., Formulare, EDV)\\ •	Beschreibung der Inhalte / des Ablaufes; Nennung der Zuständigkeiten\\ •	Begriffserläuterungen  (Hinweise zur besseren Verständlichkeit) \\ •	Verteiler (Aktivität je nach Zuständigkeit ausführen)\\ \\ Es ist neben der rein textlichen Darstellung auch die Darstellung als Flußdiagramm zulässig. In VA's sind Schnittstellen, wenn erforderlich, zu nennen. Ebenso ist die Regelung von Verantwortung (V), Mitarbeit (M) und Information (I) in der Aufgabe zu nennen.\\ \\ Die Gestaltung von Formblätter, abgesehen von deren Numerierung, ist frei. Änderungsstand eines Formblattes (z.B. FB 3.1-01-2) braucht in Vorgabedokumente (VA, AA...) nicht geführt werden. Erstellung, Genehmigung und Änderungsstand des Formblattes ist in der Übersichtsliste zu dokumentieren.\\ \\ Ein genehmigtes Formblatt darf beim Ausfüllen mit Sachinhalten nur vom Ersteller unterzeichnet werden.  |
+| **4. Mitgeltende Dokumente und Unterlagen:**                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      |
+| Management Handbuch\\ PC / EDV                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    |
+| **5. Ablauf:**                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    |
+|                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   |
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