✎ managementsystem:anweisungen:arbeitsanweisungen:office_dateien_aendern_aa_42-1 []

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|  {{managementsystem:logo.jpg}}  ^      **  <fs 1.5em> AA 42-1</fs>  **    \\        \\     <fs 1.8em>Änderung von Dokumenten im Office-Format</fs>  ^^
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|  Erstellt/Geändert von: Name/Datum  |  Geprüft/Freigegeben von: Name/Datum  |  **Version: 0**  |
|Geers-DL, M. Schröck/ 22.10.2010   |    ^  In Arbeit  |

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====== AA 42-01 "Änderung von Office-Dokumenten" ======
===== 1. Ziel und Zweck =====
Diese Anweisung legt eine strukturierte Vorgehensweise fest für die Änderung bzw. Aktualisierung von Formblättern und Vorlagedokumenten im Office-Format. Die systematische Dokumentenlenkung wird damit auch für Dateien sichergestellt, die als modulare Bausteine im Intranet geführt werden.

===== 2. Ablauf =====
  - Zu änderndes Dokument im Intranet aufrufen.  \\  \\
  - Die aktuelle Version der zu ändernden Office-Datei anklicken.  \\  \\
  - Im sich öffnenden "Downloadfenster" den Button "speichern" markieren und bestätigen.  \\  :!: je nach verwendetem Browser kann der Speicherort für die Datei entweder direkt im Downloadmanager angegeben (z.B. bei MS Internetexplorer) oder (z.B. bei Firefox) im Browserfenster unter „Extras“ ⇒ „Einstellungen“ eingestellt und/oder eingesehen werden.  \\  \\
  - Office-Dokument öffnen, ändern und lokal zwischenspeichern.  \\  \\
  - Prüfung des geänderten Dokumentes.  \\  \\
  - Ist das überarbeitete Dokument fachlich und inhaltlich in Ordnung, Freigabe durch den Prozessverantwortlichen oder den QMB, sonst Nachbearbeitung und erneute Prüfung.  \\  \\
  - **Kennzeichnung** (Freigabedatum, Name des Freigebenden, Versionsstand) in der Kopfzeile des Office-Dokumentes **aktualisieren und lokal unter neuem Namen** (Versionsstand im Dateinamen erhöhen) **zwischenspeichern**.  \\  \\
  - Intranetseite aufrufen und den Reiter "Diese Seite bearbeiten" am oberen Seitenrand anklicken um diese im Bearbeitungsmodus zu öffnen.  \\  \\
  - Durch anklicken des Buttons mit dem "Bilderrahmen" den "Uploadmanager" öffnen.  \\  \\
  - Im „Uploadmanager“ den Button "Durchsuchen" anklicken und die lokal zwischengespeicherte Datei auswählen.  \\  \\
  - Im „Uploadmanager“ den Button "Hochladen" anklicken um die Datei ins Intranet zu übertragen.  \\  \\
  - Den Uploadmanager schließen.  \\  \\
  - Im oberen Bereich der geöffneten Wikiseite die Zeile in doppelt geschweiften Klammern mit dem vorherigen Versionsstand kopieren (markieren, Rechtsklick, "kopieren" im Kontextmenü auswählen).  \\  \\
  - Die soeben kopierte Zeile oberhalb wieder einfügen und entsprechend der neu hochgelandenen Datei abändern (Versionsstand im Dateinamen und im Text nach dem senkrechten Strich).  \\  \\
  - Über den Button "Vorschau" am untern Bildrand die Änderung überprüfen.  \\  :-D Wurde alles richtig gemacht, erscheint die neu eingefügte Verlinkung blau.  \\  Erscheint die neue Verlinkung rot, prüfen ob der Dateiname in der eingefügten Zeile richtig abgeändert wurde.  \\  \\
   - Ist in der Vorschau alles in Ordnung mit dem Button "Speichern" den Bearbeitungsmodus der Intranetseite schließen.

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===== 3. Änderungsübersicht =====

^  Datum  ^  Geändert durch  ^Stichwortartige Beschreibung der Änderungen  ^  Version  ^
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|  **Die aktuelle Version dieses QM-Dokuments ist im Intranet unserer Firma abgelegt.  \\  
Nur diese unterliegt dem systemspezifischen Änderungsdienst**  |

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Zusammenfassung