Die folgende Liste enthält eine musterhafte Zusammenstellung aufbewahrungspflichtiger Dokumente (Qualitätsaufzeichnungen) und ist firmenspezifisch zu überarbeiten oder durch eine entsprechende, lokal geführte Liste (mit Angaben zur Archivierung) zu ersetzen.
LI 42-02 "Aufbewahrungspflichtige Dokumente"
| Bezeichnung | Aufzeichnungsart | Aufbewahrungsort | für Archivierung verantwortlich | Aufbewahrungsdauer/ Vernichtungsart | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|
| Aktionsliste | elektronisch | ext. Server | Prozessver- antwortliche[r] | kontinuierliche Weiterführung | |
| Änderungsmitteilungen von Kunden1) | Papier | Auftragsunterlagen | Vertrieb | solange relevant Schreddern | im Anfragestadium bis zur Bindefrist des Angebotes nach Angebotserstellung mind. bis zur Bestätigung des Nachtragsangebotes durch den Kunden |
| Auditberichte, extern | Papier elekronisch | Auditordner Intranet | GF | mind. 3 Jahre | |
| Auditberichte, intern | elektronisch | Intranet | mind. 3 Jahre | ||
| Auftragsbestätigungen Kunden1) | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 6 Jahre Schreddern | |
| Auftragsbestätigung Lieferanten1) | Papier | Bestellordner | Einkauf | 6 Jahre Schreddern | |
| Auftragsklärung1) | Papier | Auftragsunterlagen | Vertrieb | solange relevant Schreddern | im Anfragestadium bis zur Bindefrist des Angebotes nach Vertragsabschluss dauerhaft zsm. mit Auftragsunterlagen - aus haftungsrechtl. Gründen mind. 10 Jahre empfohlen |
| Bestellungen an Lieferanten1) | Papier | Bestellordner | Einkauf | 6 Jahre Schreddern | |
| Bestellungen von Kunden1) (einschl. Bestellunterlagen) | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 6 Jahre Schreddern | Empfehlung: aus haftungsrechtl. Gründen 10 Jahre |
| EMP-Berichte | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 6 Jahre Schreddern | |
| Hersteller-Qualifikationsnachweise | Papier elektronisch | Ordner GF Intranet | GF | ≥ Gültigkeitszeitraum Papiermüll/ ggf. Löschen | |
| Lieferantenbewertung | elektronisch | Intranet | Einkauf | - ggf. Löschen | Empfehlung: ≥ 3 Jahre |
| Lieferscheine/ Rechnungen an Kunden1) | Papier | Kundenordner | Vertrieb | 10 Jahre Schreddern | |
| Lieferscheine/ Rechnungen von Lieferanten1) | Papier | Bestellordner | Einkauf | 6 Jahre Schreddern | 10 Jahre wenn Buchungsbeleg |
| Management-Review | elektronisch | Intranet | GF | - ggf. Löschen | Empfehlung: ≥ 3 Jahre |
| Mitarbeiterbeurteilungen | elektronisch | Intranet | Vorgesetzte[r] | - ggf. Löschen | Empfehlung: ≥ 2 Jahre bzw. |
| Mitarbeitergespräche | elektronisch | Intranet | Vorgesetzte[r] | - ggf. Löschen | Empfehlung: ≥ 2 Jahre |
| Personalunterlagen | Papier | Personal-Ordner | Personalver- antwortliche[r] | bis zum Ausscheiden Schreddern | fertigungsrelevante Qualifikationsnachweise ggf. nach dem Ausscheiden noch bis zum Ablauf der Nachweispflicht |
| Prüfnachweise/ Qualitätsaufzeichnungen | Papier | Auftragsunterlagen | Techn. Leitung | 10 Jahre Schreddern | aus haftungsrechl. Gründen |
| Qualifikationsnachweise von Sublieferanten | elektronisch | Intranet | Einkauf | - ggf. Löschen | Empfehlung: ≥ 3 Jahre |
| Reklamationen von Kunden1) | Papier/ elektronisch | Kundenordner/ Intranet | Vertrieb | 6 Jahre Schreddern/ ggf. Löschen | |
| Reklamationen bei Lieferanten1) | Papier/ elektronisch | Bestellordner Firmennetzwerk | Einkauf | 6 Jahre Schreddern/ ggf. Löschen | |
| Schulungsnachweise | Papier elektronisch | Personal-Ordner/ Intranet | Personalver- antwortliche[r] | - Schreddern/ ggf. Löschen | Empfehlung: ≥ 2 Jahre bzw. nach Ausscheiden noch 10 Jahre wenn fertigungsrelevant (z.B. Schweißerprüfbescheinigungen) |
| Unterweisungsnachweise | Papier/ elektronisch | Personal-Ordner/ Intranet | Personalver- antwortliche[r] | - Schreddern/ ggf. Löschen | Empfehlung: ≥ 2 Jahre |
| Wartungs-/ Prüfnachweise | Papier elektronisch | Ordner TB Intranet | Techn. Leitung | - Papiermüll/ ggf. Löschen | entspr. Überwachungsintervall mind. bis zur nächsten geplanten Überwachung |
1) Aufträge, Auftragsbestätigungen, Versandanzeigen, Lieferscheine, Frachtpapiere, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungsbelege, Reklamationen, Mahnungen …  quasi alle schriftlichen Belege zu Geschäftsvorfällen sind als „Handesbriefe“ mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Sofern diese Belege steuerrechtliche Informationen enthalten, erhöht sich die Aufbewahrunsfrist auf 10 Jahre. Achtung: Auch Telefonnotizen, Emails oder sonstige Belege mit Informationen zu Geschäftsvorfällen gelten als Handelsbriefe und müssen entsprechend aufbewahrt werden (sofern die darin enthaltenen Informationen nicht in anderer Form nachweisbar sind). |
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Zum Ablauf der Mindest-Archivierungsdauer können Dokumente und Daten (ggf. nach Rücksprache mit der GF) unter Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen vernichtet bzw. gelöscht werden.
Es ist darauf zu achten, dass bei einer rechtl. relevanten Archivierungsdauer von 10 Jahren die Vernichtung erst nach Ablauf des 10. Jahres erfolgen darf.
Das bedeutet, dass beispielsweise Rechnungen, die von Januar bis Dezember 2005 ausgestellt wurden, normalerweise ab 01.01.2016 vernichtet werden dürfen.
Ausnahme: Nachweise in laufenden steuerrechtlichen Untersuchungen
Das bedeutet, dass beispielsweise Rechnungen, die von Januar bis Dezember 2005 ausgestellt wurden, normalerweise ab 01.01.2016 vernichtet werden dürfen.
Ausnahme: Nachweise in laufenden steuerrechtlichen Untersuchungen
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