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Die folgende Liste enthält nur eine musterhafte Zusammenstellung aufbewahrungspflichtiger Dokumente (Qualitätsaufzeichnungen) und ist unbedingt firmenspezifisch zu überarbeiten.
LI 42-2 "Aufbewahrungspflichtige Dokumente"
| Bezeichnung | Aufzeichnungs-Form | Aufbewahrungsort | Aufbewahrungsdauer | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|
| Aktionsliste | elektronisch | ext. Server | mind. 3 Jahre | |
| Änderungsmitteilungen von Kunden | Papier | Auftragsunterlagen | solange relevant | |
| Auditberichte, extern | Papier | Auditordner | mind. 3 Jahre | |
| Auditberichte, intern | elektronisch | Intranet | mind. 3 Jahre | |
| Auftragsbestätigungen Kunden | Papier | Kundenordner | 5 Jahre | |
| Auftragsbestätigung Lieferanten | Papier | Bestellordner | solange relevant | |
| Auftragsklärung | Papier | Auftragsunterlagen | solange relevant | |
| Bestellungen an Lieferanten | Papier | Bestellordner | 3 Jahre | |
| Bestellungen von Kunden (einschl. Bestellunterlagen) | Papier | Kundenordner | 5 Jahre | |
| EMP-Berichte | Papier | Kundenordner | 5 Jahre | |
| Lieferantenbewertung | elektronisch | Intranet | 3 Jahre | |
| Lieferscheine/ Rechnungen an Kunden | Papier | Kundenordner | 10 Jahre | |
| Lieferscheine/ Rechnungen von Lieferanten | Papier | Bestellordner | 3 Jahre | |
| Management-Review | elektronisch | Intranet | mind. 3 Jahre | |
| Mitarbeiterbeurteilungen | elektronisch | Intranet | - | Nach Ausscheiden noch 10 Jahre |
| Mitarbeitergespräche | elektronisch | Intranet | - | Nach Ausscheiden noch 10 Jahre |
| Prüfnachweise | Papier | Auftragsunterlagen | 10 Jahre | |
| Reklamationen von Kunden | Papier/ elektronisch | Kundenordner/Intranet | 5 Jahre | |
| Reklamationen bei Lieferanten | Papier/ elektronisch | Bestellordner | 5 Jahre | |
| Schulungsbeurteilungen/ -nachweise | elektronisch | Intranet | - | Nach Ausscheiden noch 10 Jahre |
| Unterweisungsnachweise | Papier | Ordner/ Vorgesetzter, Personalabteilung | 5 Jahre |
Zum Ablauf der Mindest-Archivierungsdauer können Dokumente und Daten nach Rücksprache mit der GF unter Berücksichtigung der Datenschutzanforderungen vernichtet bzw. gelöscht werden.