Diese Richtlinie beschreibt die Aufbauorganisation unseres Unternehmens und definiert die Aufgaben und Verantwortungen der erforderlichen Beauftragten. Sie gilt für das gesamte Unternehmen und alle Mitarbeiter.

Ggf. verwendete Abkürzungen und Begriffe sind zusammenfassend in der Liste der Abkürzungen und Begriffe erläutert.

Aufbau und Struktur unseres Unternehmens sind im Organigramm dargestellt. Wesentliche Aufgaben werden (falls erforderlich) in Stellen-/Funktionsbeschreibungen näher definiert.

Zusätzlich dazu sind die Funktionen der „Beauftragten“ – also von Personen mit besonderen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen gesetzlicher, behördlicher oder normativer Anforderungen – in dieser Richtlinie generell beschrieben. Die persönliche Benennung der verschiedenen in unserem Unternehmen eingesetzten Beauftragten ist aus der Liste der Beauftragten sichtlich.

Nachfolgend aufgeführt sind die mindestens zu benennenden Beauftragten, wie sie sich aus gesetzlichen Forderungen oder den gültigen Qualitätsmanagementnormen ergeben.

• Qualitätsbeauftragten
• Produktkonformität/-haftung
• Arbeitssicherheit
• Gesundheitsschutz
• Exportkontrolle
• Datenschutz
• Prüfmittel
• Werkseigene Produktionskontrolle
• Verantwortliche Schweißaufsicht (vSAP)
• Strahlenschutz

Bei Bestehen von den unter Umweltschutz genannten Voraussetzungen:

• Abfall
• Immissionsschutz
• Gewässerschutz

Die Geschäftsführung ernennt den ihr direkt unterstellten und von allen anderen Bereichen unabhängigen „Beauftragten der obersten Leitung“ (QMB). Dessen wesentlichen Aufgaben des QMB sind:

• Implementierung der im Managementsystem beschriebenen qualitätsrelevanten Regelungen in die gesamte Unternehmensorganisation.
• Dokumentation und Weiterentwicklung des QM-Systems.
• Information der Geschäftsführung über den Stand der Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Abläufen als Basis für die Bewertung des Managementsystems durch die Geschäftsführung.
• Überprüfung von Durchführung und Wirksamkeit angeordneter Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen am QM-System.
• Unterstützung der Funktionsbereiche bei der Wahrnehmung ihrer Qualitätsaufgaben und Koordination von Maßnahmen und Methoden des Managementsystems zwischen den Funktionsbereichen.
• Der QMB hält engen Kontakt zu der ausgewählten Zertifizierungsgesellschaft.
• Er ist für die Pflege und Aufrechterhaltung des Managementsystems verantwortlich.
• Zieldefinition mit Geschäftsführung
• Entwicklung des Managementsystems (z.B. Einarbeiten neuer Richtlinien oder Normen)
• Entwicklung und Pflege von Prozessbeschreibungen und Anweisungen.
• Planung, Durchführung und Dokumentation interner Audits.
• Einleiten und verfolgen von Korrekturmaßnahmen.
• Koordination externer Audits (3rd + 2nd Party).
• KVP Prozess unterstützen.
• Ansprechpartner für Q-Probleme.
• Schulungen zum Thema QM.

Zu den Aufgaben des Beauftragten für Produktkonformität/ -haftung gehören insbesondere Tätigkeiten, die zur Erfüllung der rechtlichen Vorgaben aus den EG-Richtlinien (CE-Kennzeichnung) und Gesetzen der Sicherheit und der Konformität mit den technischen Anforderungen (EN 1090) der hergestellten Produkte des Betriebes dienen. Im Wesentlichen sind dies:

• die Einhaltung von Vorschriften bzgl. Sicherheit unserer Produkte überwachen.
• Sicherheitsabnahmen am Aufstellungsort durchführen.
• bei Sicherheitsproblemen Mängelberichte erstellen und deren Erledigung überwachen.
• Zu sicherheitstechnischen Fragen beraten und diese beantworten.
• Kontakte zu Behörden und Instituten pflegen.
• Die Erstellung von Gefahrenanalysen überwachen.
• Die Geschäftsführung bei relevanten Änderungen im Bereich Sicherheit informieren.
• EG-/Konformitätserklärungen ausstellen und haftungsrelevant unterschreiben.

Jeder Unternehmer ist für die Arbeitssicherheit in seinem Betrieb persönlich verantwortlich. Sobald er Mitarbeiter dauerhaft beschäftigt, und sei das auch nur ein Einziger, ist er gesetzlich dazu verfplichtet entweder selbst seine Fachkunde zur Arbeitssicherheit nachzuweisen oder sich durch eine Fachkraft beraten zu lassen (vgl. ASiG §5 und DGUV).
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (kurz SIFA oder FASI genannt) kann intern oder extern schriftlich bestellt werden.

Zu den wesentlichen Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit gehören:

• Beratung der Geschäftsführung und der für Arbeitsschutz und Unfallverhütung verantwortlichen Personen.
• Durchführung regelmäßiger Arbeitsstättenbegehungen im Rahmen der Arbeitsschutzausschusssitzungen.
• Regelmäßige Überprüfung und Überwachung, dass die in Unfallverhütungsvorschriften, BG-Regeln, Merkblättern usw. vorgeschriebenen technischen Schutzeinrichtungen und persönlichen Schutzausrüstungen vorhanden sind.
• … die technischen Schutzeinrichtungen funktionsfähig und die persönlichen Schutzausrüstungen in gebrauchsfähigem Zustand sind und benutzt werden.
• … alle Mitarbeiter den richtigen Umgang mit Arbeitsmitteln, Arbeitsgegenständen und Arbeitsstoffen kennen und Durchführung diesbezüglicher Unterweisungen.

Bei Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern unterstützen die Sicherheitsbeauftragten (kurz SIBE genannt) die Sicherheitsfachkraft und die Organisationsverantwortlichen bei der Durchführung des Unfallschutzes im täglichen Arbeitsablauf.
Sie achten im Arbeitsalltag fortlaufend auf das Vorhandensein und die ordnungsgemäße Benutzung der vorgeschriebenen Schutzeinrichtungen und der persönlichen Schutzausrüstung sowie auf das Auftreten von Unfall- und Gesundheitsgefahren.
Die Anzahl der zu bestellenden Sicherheitsbeauftragten wird von der zuständigen BG in Abhängigkeit von der Gefahrklasse des Unternehmens bestimmt.

Ebenso wie der Arbeitsschutz gehört auch der Gesundheitsschutz zu den Grundpflichten des Unternehmers (ASiG §2). Wie oben beschrieben, ist er auch hier verpflichtet (ab einem Mitarbeiter) einen Betriebsarzt zur fachkompetenten Unterstützung hinzu zu ziehen (ASiG).

Die Aufgaben des schriftlich zu bestellenden Betriebsarztes umfassen im Wesentlichen folgende Punkte:

• Beratung der Geschäftsführung und der verantwortlichen Personen über Arbeitsschutz und Unfallverhütung
• Beobachtung der Durchführung des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung
• Teilnahme an den Arbeitsschutzausschusssitzungen

• Prüfung von Anfragen aus den Vertriebsabteilungen, ob ein Antrag an das BAFA erforderlich ist. Dies ist immer dann zu bejahen, wenn es sich bei der auszuführenden Ware um Dual-Use-Ware oder beim Exportland um ein „Embargoland“ handelt.
• Falls erforderlich, Antragsstellung an das BAFA mit genauer Beschreibung von Ware und Kunde.
  Falls kein Antrag nötig ist, wird zumindest ein interner Vorgang angelegt.
• Auslage der aktuellen Gesetzestexte und Pflege aller relevanten (AL-Embargolisten, etc.) sowie Vorgänge und Schriftverkehr.
• Beratung interner Abteilungen

Ein Datenschutzbeauftragter ist entsprechen DBSG §4f zu bestellen, wenn im Unternehmen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden und mehr als 9 Personen ständig mit dieser Tätigkeit betraut sind. Ob in Ihrem Unternehmen eine entsprechende Bestellung erforderlich ist, kann mit Hilfe eines Selbstchecks des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes NRW geprüft werden.
Sofern eine Bestellung erforderlich ist, berichtet der (intern zu bestellende) Datenschutzbeauftragte direkt an die Geschäftsführung. Er ist in Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei und darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden. Es ist zur Verschwiegenheit über die Identität des Betroffenen sowie über Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen zulassen, verpflichtet, soweit er nicht davon durch den Betroffenen befreit wird.

Zu den wesentlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehören:

• die Überwachung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer Vorschriften zum Datenschutz im Betrieb.
• die Überwachung der Anwendung von DV-Programmen, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden.
• Schulung aller Personen, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind.
• Jedermann auf Antrag die Angaben über Verfahren automatisierter Verarbeitungen in geeigneter Weise zur Verfügung zu stellen.
• Er stellt die Zuverlässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten sicher.

Der Prüfmittelbeauftragte ist verantwortlich für die Einhaltung der Forderungen an Prüfmitteln, sowie an die Zuverlässigkeit und Fähigkeit von Prüfmitteln. Darüber hinaus ist er für die Überwachung und Kalibrierung der am Standort eingesetzten Prüfmittel verantwortlich. Zu seinen wesentlichen Aufgaben gehören:

• Verwaltung des Prüfmittelbestandes (Püfmittelüberwachung)
• Erfassung und Kennzeichnung der Prüfmittel
• Planung der Kalibrierung und Festlegung der Kalibrierintervalle (Prüfintervalle), sowie Auswahl der externen Kalibrierdienste
• Anfordern der zur Kalibrierung fälligen Prüfmittel aus den Fachbereichen.
• Pflegen und Verwalten der Kalibrier-Zertifikate

Der Beauftragte der werkseigenen Produktionskontrolle überwacht die verschiedenen Phasen der Produkterstellung auf Übereinstimmung mit den Vorgaben wie beispielsweise

• das Vorhandensein erforderlicher personeller und technischer Ressourcen
• die ordnungsgemäße Durchführung qualitätsrelevanter Prozessschritte und Prüfungen
• die Vollständigkeit erforderlicher Nachweise und Dokumente
• die Freigabe zur Untervergabe und Kontrolle externer Arbeitsschritte

Bei Beanstandungen oder festgestellten Abweichungen leitet er in Absprache und Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen und dem QMB entsprechende Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen ein.

Die verantwortliche Schweißaufsicht hat dafür Sorge zu tragen, dass der Schweißfachbetrieb die notwendigen Qualifikationen und Vorgaben für alle Schweißprozesse, Werkstoffgruppen, Nahtarten und Schweißpositionen besitzt und anwendet, die in der Fertigung gebraucht werden. Der Nachweis für die Qualifikation wird in der Regel durch die Prüfung mittels einer anerkannten Prüfstelle erbracht.
Zu den wesentlichen Aufgaben der verantwortlichen Schweißaufsicht gehören:

• Vertragsüberprüfung schweißtechnischer Inhalte
• Konstruktionsüberprüfung schweißtechnischer Inhalte
• Schweißwerkstoffüberwachung in Bezug auf Eignung, Anforderungen, Verfahren, Lieferbedingungen, Kennzeichnung usw.
• Lieferantenbewertung in Bezug auf schweißtechnische Aufgaben
• Schweißeinrichtungsüberwachung/-beschaffung/-eignung
• Überwachung der schweißtechnischen Arbeitsvorgänge
• Schweißtechnische Qualitätssicherung
• Prüfung und Bewertung der Schweißergebnisse
• Dokumentation der schweißrelevanten Unterlagen
• Erstellen von Schweiß- und Prüfplänen
• Schulung des Schweißpersonals
• Schnittstelle zu Überwachungsinstitutionen wie z.B. TÜV oder SLV

Die Aufgaben und Kompetenzbereiche der Schweißaufsicht sind in der RL 55-2 „Schweißaufsicht“ näher beschrieben.

Ein Strahlenschutzbeauftragter ist zu bestellen wenn Tätigkeiten verrichtet werden, die den Umgang mit radioaktiven Stoffen oder ionisierender Strahlung beinhalten (z.B. bei der zerstörungsfreien Werkstoffprüfung). Der Strahlenschutzbeauftragte muss die erforderliche Fachkunde gem. §13 RöV Abs. 3 bzw. § 30 StrlSchV besitzen. Zu seinen Hauptaufgaben gehören:

• Planung und Festlegung von technischen und organisatorischen Strahlenschutzmaßnahmen
• Funktionskontrolle der für den Strahlenschutz bestimmten Geräte, Einrichtungen etc.
• Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzvorrichtungen und Schutzvorschriften
• Einweisung der in Strahlenschutzbereichen tätigen Personen

Zu den Aufgaben des Umweltschutzbeauftragten (UB) gehören u.a. Tätigkeiten, die zur Erfüllung der rechtlichen Vorgaben zu Abfall, Gewässerschutz und Immissionsschutz für einen ordnungsgemäßen und umweltgerechten Betrieb, sowie zur Verbesserung der Umweltaspekte im Betrieb dienen.
Der Umweltschutzbeauftragte ist berechtigt und verpflichtet,

• die Einhaltung umweltrelevanter Gesetzte, Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften zu überwachen.
• die Geschäftsführung und die Betriebsangehörigen über Änderungen zu informieren und zu beraten.
• umweltrelevante Dokumente, Aufzeichnungen und Checklisten zu erstellen und zu pflegen.
• für Betriebsangehörige bei Bedarf entsprechende Schulungen zu veranlassen.
• Vorschläge zur Beseitigung von Mängeln zu unterbreiten und auf die Entwicklung und Einführung umweltfreundlicher Produkte und Verfahren hinzuwirken.
• im Rahmen der Arbeitschutzausschusssitzungen (ASA-Sitzungen) regelmäßige Begehungen der Betriebsstätte durchzuführen.
• Kontakte zu Behörden zu pflegen.

In Anwendung der Sachkunde auf dem Gebiet des Umweltschutzes ist er gegenüber den Mitarbeitern weisungsbefugt. Über die Tätigkeit des Umweltschutzbeauftragten ist der Geschäftsführung jährlich Bericht zu erstatten.

Darüber hinaus gilt:

• Beim Betreiben von genehmigungspflichtigen Anlagen (i.S. des §4 BImSchG) und Anlagen, in denen regelmäßig „besonders überwachungsbedürftige Abfälle“ anfallen, ist zusätzlich ein Abfallbeauftragter schriftlich zu bestellen und der Behörde (Landratsamt) anzuzeigen.
• Beim Betreiben genehmigungsbedürftiger Anlagen (Anhang 1 5.BImschV) oder aufgrund behördlicher Anordnung ist zusätzlich ein Immissionsschutzbeaufragter schriftlich zu bestellen und der Behörde anzuzeigen.
• Bei Einleitung von Abwasser > 750 m3/Tag ins Gewässer oder auf Anordnung der zuständigen Behörde ist zusätzlich ein Gewässerschutzbeauftragter schriftlich zu bestellen und der Behörde anzuzeigen (§21 WHG).